Vous entendez ce mot partout et vous aimeriez bien tester son efficacité mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Heureusement, chez Silgoweb on vous a fait une To-Do-List pour faire une To-Do-List (oui ça fait fait un peu Inception). En seulement 5 points vous aurez réalisé votre To-Do-List.
C’est quoi une To-Do-List ?
Il s’agit d’une liste de tâches à faire. C’est une technique efficace, rapide et simple de s’organiser, notamment dans le temps. Cette méthode a déjà fait ses preuves et est très utilisée, autant dans la sphère professionnelle que dans la sphère privée.
Vous avez déjà fait une liste de courses ? Ou alors une liste de choses à réparer à la maison, une sorte de liste de bricolage ? Eh bien bravo, vous avez déjà réalisé une To-Do-List !
1) Lister les tâches à faire
Tout d’abord, il est essentiel de mettre par écrit toutes les tâches que vous devez réaliser.
Cependant, s’il s’agit d’une liste pour la journée, soyez indulgent avec vous-même et ne mettez pas trop de tâches à réaliser. Sinon, vous vous sentirez submergé par le travail et vous serez contreproductif. Ivy Lee, qui est nommé comme l’expert des relations publiques, conseille de ne pas lister plus de 6 tâches.
Détaillez les tâches et ne restez pas dans le flou. Si les tâches sont trop longues et complexes, n’hésitez pas à les décomposer et les planifier comme de nouvelles tâches. Il ne faut pas que vos tâches soient lourdes ou stressantes, rendez-les agréables à faire en mettant des tâches simples et réalisables.
Veillez à utiliser des verbes d’action parce que les actions sont plus motivantes : “rédiger la publication Instagram de 10h”, “faire des recherches sur le sujet du storytelling”, “corriger l’article de blog…
Écrivez des actions courtes et faciles à comprendre quand vous lisez votre liste. Plus elles sont courtes et faciles, plus vous aurez envie de les faire.
2) Se fixer des limites de temps à chaque tâche
Une fois les tâches établies, écrivez en face combien de temps il vous faut pour réaliser cette tâche. Soyez objectif, réaliste et indulgent. Ca ne sert à rien de mettre une durée trop courte car vous serez frustré. Attention à ne pas en mettre une trop longue car vous y passerez trop de temps et c’est à ce moment-là que vous vous déconcentrerez et que vous serez moins efficace.
Vous pouvez faire 3 sections :
Les tâches à faire absolument
Les choses à faire dès que possible
Le travail à faire plus tard
3) Prioriser les tâches
Ensuite, vous allez affecter des priorités à chaque tâche définie en amont. Ceci permettra de savoir ce qu’il est urgent de faire et ce qui peut attendre l’après-midi pour être réalisé.
Ainsi, vous serez plus organisé et, en ayant pris le temps de réfléchir aux tâches à faire et au temps qu’il faut pour les réaliser, vous aurez déjà assimilé une partie de votre travail. Votre cerveau sera déjà conditionné et prêt à faire le travail défini. Ceci permettra de vous faire une idée et une vue d’ensemble de ce qui vous attend.
4) Apprécier les tâches réalisées
Une fois les tâches réalisées, si c’est sur papier, vous pouvez les surligner, ou si c’est digital, ne les supprimez pas. C’est gratifiant de voir son avancée personnelle. N’hésitez pas à vous féliciter et à vous lister tout ce que vous avez accompli à chaque fin de journée, semaine, mois, trimestre, année.
5) Inclure des pauses
N’oubliez pas de vous accorder quelques pauses entre vos tâches. 5 à 10 minutes de pause entre chaque travail effectué pour recharger les batteries et permettre d’être plus efficace sur la tâche suivante et de se déconnecter un peu de la tâche réalisée.
BONUS : Faire une Not-To-Do-List
Vous vous demandez sûrement de quoi il s’agit ? En effet, comme son nom l’indique c’est une liste de choses à ne pas faire. Vous voyez le moment où vous recevez une notification car votre ami/e vous a mentionné/e sur Facebook pour vous montrer une vidéo d’un chat dans une boîte en carton, et que vous vous rendez donc sur le réseau-social en question ? C’est exactement ce genre de choses qu’il faut inscrire dans votre Not-To-Do-List. Toutes ces actions contre-productives qui vous feront vous déconcentrent et perdre du temps sont à noter dans cette liste !
Quelques outils de To-Do-List :
une feuille de papier et des stylos de couleurs, traditionnel mais c’est une valeur sûre et efficace.
- Asana, c’est ce qu’on utilise chez Silgoweb
- Any.do
- Trello
- Wunderlist
Le conseil de Silgoweb : Utiliser des couleurs
Les couleurs sont un moyen efficace de créer des catégories visuellement. Ainsi, vous saurez quelle couleur correspond à quel type de catégorie. Évidemment, n’oubliez pas de vous faire une petite légende pour pouvoir vous y retrouver. Les couleurs sont des moyens mnémotechniques.
